Ochrona sygnalistów – ustawa wejdzie w życie z dniem 25 września 2024 r.

Już 25 września br. wejdą w życie pierwsze przepisy dotyczące ochrony sygnalistów. Od tego dnia podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób będą musiały ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Trzy miesiące później – od 25 grudnia br. – obowiązywać zaczną także zgłoszenia zewnętrzne dokonywane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organom publicznym.

Z poniższego artykułu dowiesz się:

Kto może być sygnalistą i jakie naruszenia mogą być zgłaszane?
Na czym polega ochrona sygnalistów?
Kto jest zobowiązany do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Czym są zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne?
Jakie kary obowiązują w związku z ochroną sygnalistów?

Kto może być sygnalistą i jakie naruszenia mogą być zgłaszane?

Sygnaliści to osoby, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Katalog sygnalistów jest jednak bardzo szeroki i obejmuje nie tylko bezpośrednich pracowników firmy, ale także osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowy cywilnoprawne), przedsiębiorców, członków organów (zarządu, radcy nadzorczej), wspólników, prokurentów, osoby świadczoną pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy, a nawet stażystów, praktykantów czy wolontariuszy.

Naruszenia prawa, które mogą podlegać zgłoszeniu to działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa i dotyczące: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych państwa; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Dla procedury zgłoszeń wewnętrznych katalog naruszeń może zostać poszerzony dodatkowo o naruszenia wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych.

Celem dokonywanych zgłoszeń jest podjęcie przez dany podmiot wewnętrznie lub zewnętrznie przez organ publiczny działań mających na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu i – w celu przeciwdziałania naruszenia prawa będącego przedmiotem zgłoszenia – podjęcie takich działań jak postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia lub działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych.

Na czym polega ochrona sygnalistów?

Sygnaliści dokonujący zgłoszeń naruszeń prawa podlegają szczególnej ochronie przed działaniami odwetowymi, czyli takimi działaniami lub zaniechaniami w kontekście związanym z pracą, które są związane z dokonanym zgłoszeniem i które mogą naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę. Przykładami takich działań są wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu, negatywna ocena wyników pracy, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie czy naruszenie dóbr osobistych sygnalisty. Co istotne, w przypadku podjęcia takich działań względem sygnalisty, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że tego typu działania nie są działaniem odwetowym związanym z dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista zaś, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub prawdo do zadośćuczynienia.

Kto jest zobowiązany do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Zgłoszenia wewnętrzne są zgłoszeniami dokonywanymi przez sygnalistów wewnątrz danej organizacji. Takie zgłoszenia mają wspomóc organizacje w wyłapywaniu naruszeń prawa wewnętrznie i bez konieczności zgłaszania ich na zewnątrz. Decyzja jednak czy skorzystać z możliwości zgłoszenia wewnętrznego czy zewnętrznego pozostaje w gestii sygnalisty. Zgłoszenia wewnętrzne dokonywane są w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych zobowiązane są podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Do tej liczby wlicza się pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Procedura powinna określać wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń, sposoby przekazywania takich zgłoszeń, tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłaszanymi anonimowo, jednostkę organizacyjną lub osobę uprawnione do podejmowania działań następczych czy terminy na podjęcie tych działań, potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia lub na przekazanie mu informacji zwrotnej. Na podmiocie ciąży obowiązek uniemożliwienia dostępu nieupoważnionym osobom do informacji związanych ze zgłoszeniem, a także prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Czym są zgłoszenia zewnętrzne?

Zgłoszenia zewnętrzne to zgłoszenia dokonywane Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organom publicznym. W takim przypadku to RPO lub organ, który otrzymał zgłoszenie są zobowiązane do zainicjowania lub podjęcia działań następczych. W takim wypadku zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa wychodzi poza dany podmiot.

Co więcej, w przypadku, gdyby podmiot lub organ nie podjęły żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekazały sygnaliście informacji zwrotnej, sygnalista podlega ochronie gdy dokona ujawnienia publicznego naruszenia, czyli podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego naruszenia podlega takiej samej ochronie jak w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego?

Jakie kary obowiązują w związku z ochroną sygnalistów?

Ochrona sygnalistów została dodatkowo wzmocniona przepisami karnymi. Uniemożliwienie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia zostało zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a jeżeli sprawca zastosować przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp to pozbawienia wolności do lat 3. Podjęcie działań odwetowych jest natomiast zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2, w przypadku uporczywości działań odwetowych – do lat 3. Podobnymi karami zostały zagrożone również takie działania jak ujawnianie tożsamości sygnalisty lub – co szczególnie istotne – brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów przez podmioty zobligowane.

Kształt przepisów ustawy prowadzi do wniosku, że w interesie podmiotów prawnych jest wprowadzenie wewnętrznej procedury zgłoszeń, która pozwoli na radzenie sobie z ewentualnymi naruszeniami wewnętrznie, bez konieczności angażowania organów publicznych. Wyzwaniem stojącym przed przedsiębiorcami jest opracowanie odpowiedniej procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zachęcanie go zgłaszania naruszeń wewnętrznie. Podstawą tego będą skuteczne procedury oraz budowanie zaufania pomiędzy pracownikami a organizacją.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani wsparciem we wprowadzeniu właściwych regulacji dotyczących sygnalistów w Państwa organizacji to jesteśmy do dyspozycji. Nasi eksperci z chęcią odpowiedzą na pytania dotyczące nowych przepisów oraz pomogą w opracowaniu wewnętrznych procedur. Przypominamy, że dla podmiotów zobowiązanych, czas na ich wprowadzenie zbliża się coraz szybciej.

Termin	Obowiązki pracodawcy
od dnia 24 czerwca do dnia 6 września 2024 r.	Pracodawca powinien opracować i przedstawić projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonywanych przez sygnalistów
od dnia 7 września do dnia 16 września 2024 r.	Pracodawca powinien przeprowadzić konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedurę taką należy ustalać w drodze konsultacji z: · 1) zakładową organizacją związkową albo · 2) zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo · 3) przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, wyłonionymi w trybie przyjętym w zakładzie pracy, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Wskazane konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawca nie jest związany wnioskami zgłaszanymi przez związki zawodowe oraz przedstawicieli pracowników i może przyjąć projekt procedury zgłoszeń wewnętrznych opracowany przez siebie samodzielnie
do dnia 17 września 2024 r.	Pracodawca powinien podać do wiadomości pracowników i innych osób zatrudnionych w jego zakładzie pracy procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Wchodzi ona w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Przekazanie informacji o treści procedury powinno nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń
do dnia 24 września 2024 r.	Na ten dzień przypada ostateczny termin wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, która powinna obowiązywać od 25 września 2024 r.