Nowy rok przyniesie rewolucyjną zmianę dla podatników VAT w zakresie fakturowania. Od lipca 2024 r. (a dla pewnych wyjątków od stycznia 2025 r.) większość podatników VAT zostanie objęta obowiązkiem wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych poprzez platformę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Czym jest KSeF?
Jest to system teleinformatyczny, który służy m.in. do wystawiania, otrzymywania, dostępu i przechowywania faktur ustrukturyzowanych jak i ich korekt. Każda faktura wystawiona poprzez ten system zostaje oznaczona indywidualnym numerem, po którym uprawnione osoby będą mogły je wyszukać i zidentyfikować.
Celem jaki przyświecał wprowadzeniu tego narzędzia jest uszczelnianie systemu VAT.
Sam KSeF nie jest całkiem nowym rozwiązaniem. W Polsce obowiązuje już od 2022 r. na zasadzie dobrowolnego korzystania. Polska nie jest pionierem we wdrażaniu scentralizowanego systemu fakturowania – wcześniej zrobiły to Włochy, Hiszpania i Portugalia. Komisja Europejska pracuje również nad pakietem ViDA („VAT in the Digital Age”), który będzie miał wpływ na wdrożenie podobnych w swoim założeniu ujednoliconych narzędzi we wszystkich krajach unijnych.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Jest to faktura elektroniczna, która od powszechnie znanej „zwykłej” faktury elektronicznej różni się tym, że ma określoną formę i strukturę zwaną schemą oraz wystawiana jest poprzez ogólnopolski system. Od lipca 2024 r. nie będzie również wymagała akceptacji nabywcy do przyjmowania faktur w takiej formie.
Niektórzy podatnicy mogli się już spotkać z podobnym dokumentem, kiedy urząd wzywał ich do przedłożenia plików JPK_FA. Faktury ustrukturyzowane z KSeF niejako zastąpią dotychczasowe JPK_FA, eliminując obowiązek przekazywania takich plików na żądanie organów podatkowych.
Co się z tym wiąże?
Faktura, która nie zostanie wysłana albo przyjęta do KSeF nie będzie wywoływać skutków, jakie obecnie wywołuje wystawienie lub doręczenie faktur w tradycyjny sposób. Przykładowo, jeśli nasz kontrahent prześle nam fakturę dokumentującą zakup poza KSeF, pomimo obowiązku zarejestrowania jej w tym systemie, nie będzie można odliczyć VAT z takiej faktury.
Obowiązek korzystania z KSeF istotnie wpłynie na sposób dokonywania rozliczeń w VAT jak i na sposób rozliczeń z kontrahentem. Co więcej, koniecznym będzie odpowiednie dostosowanie oprogramowania wykorzystywanego w ramach działalności do fakturowania i rejestracji sprzedaży oraz zakupów, a także do ułożenia nowych procesów wewnętrznych związanych z obiegiem faktur czy relacjami z kontrahentami, czy z biurem rachunkowym.
Choć obowiązek ten wejdzie w życie za ponad pół roku, warto już teraz przyjrzeć się wewnętrznym procesom i odpowiednio przygotować się do nowych wyzwań, jakie za sobą niesie KSeF.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT i zainteresował Cię ten temat, zachęcamy do obserwowania naszej strony. W kolejnych publikacjach będziemy opisywać dokładniej kogo i od kiedy będzie obowiązywał KSeF oraz wskażemy różne aspekty, z którymi trzeba będzie się zmierzyć w połowie przyszłego roku.